Det er dårlig business å drive selskap uten inntekter. Derfor har de fleste norske bedrifter et fakturaprogram.
Et av de mest populære systemene å sende regninger for små bedrifter er Centiga.
Her kan man sende regninger og føre regnskap (om man også trenger det).
Hva er en regning?
En regning er et dokument som utarbeides når man skal kreve betaling for en vare eller tjeneste. Regningen skal inneholde opplysninger om hva det kreves betaling for, opplysninger om partene og hvordan betalingen skal gjennomføres.
Regninger sendes som regel i post, pr. eFaktura, EHF eller PDF. De lages i et faktureringsprogram – et verktøy som hjelper brukerne å lage fakturaer raskt og i henhold til gjeldende lover og regler.
Skal du sende regning? Link til et gratis fakturaprogram for små bedrifter
Hvordan sende regning?
For å sende en regning som er laget på korrekt måte, må man trykke fakturaer på ferdignummererte giroblanketter eller bruke et økonomisystem/fakturaprogram.
Det enkleste er å bruke et fakturaprogram.
Her legger man inn produkter og kunder, før man starter utsendelse av regninger.
I videoen under viser vi hvordan man lager regninger i et gratis fakturaprogram:
Slik lager du en regning
- Opprett en konto eller logg deg inn i systemet
- Gå til Salg → Opprett ny faktura
- Skriv inn kundedetaljer
- Bestem forfallsdato
- Legg inn produkt og pris
- Trykk på «send faktura»
Hvorfor bruke fakturaprogram?
Det kan være fristende å lage fakturaer mal for Excel eller Word.
Selv om mange tror at det er en «snarvei», så stemmer ikke det. Det tar kun 3 minutter å opprette en konto i et fakturaprogram og starte faktueringsprosessen.
Her er tre gode grunner til å velge et fakturaprogram:
1. Interaktiv veiledning
Centiga har en interaktiv veileder som peker ut viktige felter og gir deg eksempler på hva du kan skrive. Det er en fin funksjon for deg som er lite kjent med fakturering og som ønsker at fakturaen skal være korrekt og i henhold til gjeldende lover og regler.
2. Automatisk utfylling
I en fakturamal må du fylle ut alle feltene i fakturaen selv. Slik er det ikke i et fakturaprogram. Her hentes, for eksempel, kontaktopplysningene til den du skal fakturere automatisk ut fra Brønnøysundregistrene.
3. Enkel MVA-behandling
Dersom bedriften din har mer enn 50.000 kroner i omsetning, skal den sende regninger med MVA. Det gjør man enkelt i fakturaprogrammet ved å velge et produkt som er tilknyttet en konto med riktig MVA-sats.
Dette gjør du om regningen er sendt feil
Noen ganger sender man regninger med feil beløp eller til feil mottaker.
For å endre/slette regningen må man da sende en kreditnota. Det betyr at man sender en faktura med et negativt beløp som nuller ut hele eller deler av beløpet på forrige faktura man sendte.
Faktura mal?
Mange nye næringsdrivende planlegger å sende sin første faktura som PDF og søker derfor etter Word eller Excel-maler for fakturering som de kan benytte.
Det er ikke lovlig å fakturere med mal uten ferdignummererte giroblanketter.
Isteden bør man bruke et fakturaprogram eller økonomisystem.
Lage faktura i Word?
Vi anbefaler at du unngår å lage faktura i Word – spesielt om du planlegger å sende flere regninger i løpet av året.
Årsaken er i utgangspunktet at det er mindre effektivt å lage fakturaer i Word eller Excel, samtidig som det kan bli mer komplisert å lage, lage og behandle fakturaene i kundenes og myndighetenes foretrukne format.
For eksempel kan man ikke lage PDF-fakturaer i Word på en måte som er i henhold til føringene i Bokføringsloven med tanke på nummerering av fakturaer.
SE OGSÅ: 3 grunner til å unngå regnskap i mal
Kjøpe regninger? Raskt betalt med fakturasalg
Hvis bedriften din trenger penger raskt, kan fakturasalg være en løsning.
Fakturasalg er en tjeneste hvor en bank eller kredittinstitusjon kjøper kravet du har mot en bedrift. Det betyr at du får penger på konto 24 timer etter at fakturaen er sendt og at banken tar seg av betalingsoppfølgingen (purring og inkasso).
