Fakturering: Alt du bør vite i 2022 (krav, system, tips m.m)

Skal du ta betalt for en vare eller tjeneste? Da er det normalt å sende en faktura.

I denne guiden forteller vi alt du trenger å vite om faktura og fakturering i 2022.

Vi starter med å fortelle om hva en faktura er og hvilke krav som stilles til salgsdokumentasjon i Norge, før vi tar for oss tema som MVA på faktura, fakturaprogram og fakturasalg.

Men først, få med deg dette: I Centigas fakturaprogram er fakturering enklere enn i andre systemer. Skriv rett inn i fakturaen, velg hvordan den skal sendes, og vipps! Fakturaen er sendt. Prøv gratis.

Enkel innføring i fakturering for nybegynnere:

Hva er faktura?

Faktura er et dokument som viser at det er blitt gjennomført en handel mellom en kjøper og selger.

Dokumentet blir gitt fra selger til kjøper, som et krav om betaling. Det dokumenterer ikke at betalingen er gjennomført, men at den skal gjennomføres.

Det er bokføringsforskriften som stiller krav til faktura.

Dette må faktura inneholde:

• Angivelse av partene: Kontaktopplysninger og organisasjonsnummer.
• Fakturanummer og dokumentasjonsdato: Skal tildeles maskinelt med et fakturasystem eller ferdignummererte giroblanketter.
• Varebeskrivelse: En klar beskrivelse av varen/tjenesten det sendes faktura for.
• Tid og sted for levering: En forklaring på når produktet/tjenesten ble levert og hvor dette skjedde.
• Pris og betalingsfrist: Hva som skal betales for ytelsen, gjerne oppdelt i fakturalinje pr. produkt og tjeneste, samt innen når fakturaen skal betales.
• Eventuell merverdigavgift: Skal oppgis i norske kroner med andre avgifter knyttet til transaksjonen.

Fakturaer fra AS, ASA og NUF må også inneholde ordet «Foretaksregisteret». I tilfeller hvor det er omvendt avgiftsplikt, skal det også skrives «omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet».

I Centiga Faktura tar det noen få minutter fra du oppretter konto til første faktura er sendt ut. Du kan prøve systemet gratis i 30 dager her.

Frist for fakturering: Når må man sende faktura?

I Bokføringsloven heter det at faktura skal sendes senest en måned etter levering.

Det betyr at fakturaer senest skal sendes 30 dager etter at varen eller tjenesten er levert.

Likevel anbefales det å sende fakturaer så raskt som mulig. Da oppfattes man som «ryddig» ovenfor kunden, samtidig som bedriften får et større økonomisk handlingsrom (likviditet).

Hva er konsekvensen av å sende fakturaer for sent?

Dersom du sender en faktura for sent, kan det være at kunden ikke har anledning til å betale for ytelsen når du sender fakturaen.

Om man venter til et nytt år, risikerer bedriften også at Skatteetaten vurderer manøveren som ulovlig skatteplanlegging – noe som kan medføre at man ilegges tilleggsskatt.

Lov om fakturering

Det er i utgangspunktet 3 lover som styrer normene for fakturering på det norske markedet.

Disse er som følger:

1. Bokføringsloven: Forteller hva som skal med i en faktura og hvor lenge bilag skal oppbevares.
2. Inkassoloven: Legger føringene for hvordan ubetalte krav skal følges opp.
3. Forsinkelsesrenteloven: Danner grunnlaget for rentene som kan ilegges ubetalte fakturaer.

Med et fakturaprogram kan du sørge for at kunder som ikke betaler i tide automatisk får purringer. Det bidrar til at pengene kommer raskere på konto og at du slipper manuelt oppfølgingsarbeid.

Faktura med MVA: Ved omsetning over 50.000 kr

Når en bedrift passerer 50.000 kroner i omsetning, skal den registreres i Merverdiavgiftsregisteret.

Når søknaden er godkjent, skal MVA etterfaktureres på fakturaen som vippet selskapet over grensen på 50.000 kroner.

Slik etterfakturerer du MVA:

1. Opprett en ny faktura med samme dato som originalfakturaen
2. Legg til en beskrivelse som sier at det etterfaktureres MVA
3. Opprette én ordrelinje med MVA og én uten MVA (som i eksempelet under)

Hvordan MVA-registrere seg?

Du kan registrere bedriften i MVA-registeret hos Skatteetaten.

Det stilles en rekke krav til bedrifter som er momspliktige. Blant annet må de:

• Kreve inn MVA på vegne av myndighetene
• Rapportere hvor mye moms bedriften har betalt og krevd inn til Skatteetaten
• Betale forskjellen mellom inn- og utgående MVA til myndighetene

Link til mer informasjon om MVA

Faktura mal?

Mange nye næringsdrivende planlegger å sende sin første faktura som PDF og søker derfor etter Word eller Excel-maler for fakturering som de kan benytte.

Det er ikke lovlig å fakturere med mal uten ferdignummererte giroblanketter.

Isteden bør man bruke et fakturaprogram eller økonomisystem.

Derfor bør du fakturere i et system

Alle norske bedrifter bør benytte et fakturaprogram når de skal sende fakturaer.

Fordelene med å fakturere i et system er mange:

• Trygghet: Systemene hjelper deg å lage fakturaer som er i henhold til gjeldene regler.
• Enkelhet: Det er enklere og mer effektivt å lage fakturaer i et system.
• Lagring: Bilagene oppbevares trygt på nett og du har alltid tilgang til dem.
• Avansert funksjonalitet: Du kan få fakturaer til å sendes ut automatisk (eksempelvis hver måned) og følges opp på autopilot om kunden ikke betaler i tide.
• Pris: Det finnes gratis systemer.

I noen systemer kan man også samle regnskap og fakturering i ett. Da vil fakturaer som sendes automatisk registreres i regnskapet, og man får pene rapporter som gir god økonomisk oversikt.

Faktura til utlandet: Uten MVA

Når du skal sende faktura til utlandet, er hovedregelen at den skal opprettes uten MVA. Det betyr at du velger en salgskonto med 0 % MVA når du sender fakturaen fra Centiga.

Les mer om fritak og unntak fra merverdiavgift

Merk: Null moms betyr at varen kun skal benyttes utenfor norske grenser.

Raskere betalt med fakturasalg

Når du har laget din første faktura, kan det være at du trenger pengene raskt. Da kan fakturasalg være en smart løsning.

Fakturasalg innebærer at du selger fakturaen din til en bank eller kredittinstitusjon. Da slipper du å tenke på betalingsoppfølging (som banken tar seg av), samtidig som du får pengene på konto inne 24 timer.

Les mer om fakturasalg her

Mindre administrasjon med KID på faktura

Dersom du ønsker at fakturaene dine automatisk skal registreres som «betalt» i fakturaprogrammet når kunden gjør opp for seg, er KID-nummer på faktura tjenesten du er ute etter.

Med KID-nummer på fakturaer, kan du også føle deg trygg på at tjeneste automatiske purringer fungerer godt – noe som sparer deg for tid og penger.

EHF-faktura eller PDF-faktura?

Et annet tiltak som vil spare bedriften for unødig ressursbruk, er en overgang fra papir- og PDF-fakturaer til fakturaer i EHF-format.

Link til mer informasjon om EHF-faktura

Med EHF går regninger direkte inn i regnskapsprogrammet ditt når de sendes – nesten helt klare for bokføring! Det sparer bedriften for unødig tidsbruk knyttet til «punching» av regnskap.

Betal faktura – direkte fra regnskapsprogrammet!

I Centiga kan du betale regninger uten å logge inn i nettbanken.

Når fakturaen kommer inn i systemet, trykker du på «bokfør» – og vipps! Regningen registreres i regnskapet og betales i løpet av sekunder.

Kom i gang med regnskap og bank

Faktura-app

Stadig flere bedriftsledere ønsker å fakturere i app.

Med en fakturaapp kan man lage fakturaer «on the go» og hente ut tidligere sendte fakturaer på mobil. Videre kan man analysere resultatrapporter og hente ut en oversikt over kunder og leverandører.

Har du lyst på et gratis fakturaprogram med app? Sjekk ut Centiga faktura

Ofte stilte spørsmål