Regnskapssystem: Alt du må vite (nyttige tips m.m.)

Alle norske bedrifter skal holde oversikt over over utviklingen i virksomhetens økonomi og bør bruke et regnskapssystem.

I et regnskapssystem kan du sende fakturaer, føre regnskap og sende inn lovpålagte oppgaver til myndighetene. Her forteller vi alt du bør vite om norske regnskapssystemer: Hva de er, hvordan du setter dem opp på riktig måte og hvordan de kan hjelpe deg med å spare tid og penger.

Har du allerede bestemt deg for hvilket system du skal bruke? Vi anbefaler deg å prøve Centiga sitt gratis regnskapssystem, før du eventuelt et mer kostbart økonomisystem.

Hva er regnskapssystem?

Et regnskapssystem er et program som hjelper deg å få kontroll på inntekter og kostnader. Her kan du sende fakturaer og laste opp kvitteringer, som samlet utgjør inntektene og kostnadene i regnskapet ditt. Hvis bedriften har en omsetning over 50.000 kroner, skal det også sendes inn MVA-oppgaver til hver annen måned. Det kan gjøres direkte fra de fleste norske regnskapssystemer.

Et annet ord for nettbaserte regnskapssystemer er ERP-systemer. Det står for Enterprise Resource Planning og refererer til moderne regnskapsprogrammers evne til å utføre oppgaver man tidligere hadde egne systemer til. For eksempel er det i dag mulig å kjøre lønn i de fleste norske regnskapssystemer. Tidligere måtte man gjøre dette i et dedikert lønnsprogram.

Gratis regnskapssystem på nett

Kom i gang med Centiga nå →

Regnskapssystem på nett vs. lokal lagring

Når du leser om regnskapssystemer i ulike blogger, snakker man ofte om skybaserte systemer vs. lokal lagring. Sannheten er at de aller fleste moderne regnskapssystemer er på nett, noe som gjør diskusjonen overflødig.

Likevel kan det være greit å kjenne til fordelene ved skybaserte regnskapssystemer:

• Du har alltid tilgang: Så lenge du har tilgang til internett, kan du sende fakturaer og føre regnskap. Rapporter er også tilgjengelige på nett og mobil.
• Systemer kan kobles til andre løsninger: Du kan for eksempel tilknytte det til Altinn, slik at MVA-oppgaven leveres med ett tastetrykk.
• Automatikk i alle ledd: Mulighetene på nett er enorme. Derfor tilbyr de fleste regnskapssystemene automatisk bankavstemming, feltutfylling og innlesing av fakturaer.
• Enklere samarbeid: Kollegaer, regnskapsfører eller revisor – alle kan kan få tilgang til regnskapet ditt, om du ønsker det.
• Alltid oppdatert: Du trenger ikke å laste ned oppdateringer. Det er alltid «up to date».
• Trygg lagring: Backup og sikker lagring garanteres av systemleverandøren.

Hva brukes et regnskapssystem til?

Et regnskapssystem brukes til 6 oppgaver:

1. Fakturering: Utarbeidelse av fakturaer for salg du har gjort i bedriften.
2. Bokføring: Opplasting av kvittering og registrering av kostnader i regnskapet.
3. Bankavstemming: Kontroll av transaksjoner i regnskapet mot kontoutskriften i banken.
4. MVA-innlevering: Innrapportering av MVA-regnskapet til Skatteetaten via Altinn.
5. Lønnskjøring: Regnskapsføring, bokføring og rapportering av lønn.
6. Betaling: Betaling av lønn og andre kostnader via bankintegrasjon.

De fleste velger å sette ut disse oppgavene (utenom fakturering) til en regnskapsfører. Da blir din eneste oppgave i praksis å laste opp kvitteringer og godkjenne betalinger. Hvis du ønsker å gjøre jobben selv, og er motivert til å sette deg inn i regnskapsføring, er også det mulig.

Regnskapssystem pris

Det er store prisforskjeller på norske regnskapssystemer. De mest bruke systemene har en fast månedspris, pluss eventuelle tillegg og transaksjonskostnader.

Regnskap Norges priskartlegging viser faktisk at et gjennomsnittlig norsk bedrift betaler mellom 282 og 540 kroner i måneden, avhengig av hvilket system den velger.

Dette koster et regnskapssystem:

I Centiga sitt gratis regnskapssystem er fakturering og regnskap gratis. Du betaler kun 99 kroner måneden for lønn – hvis du trenger det.

Store prisforskjeller: Markedets mest brukte systemer koster mye penger. Derfor er det kommet flere utfordrere i løpet av de siste tre årene.

Få maks ut av regnskapssystemet ditt

For små og mellomstore bedrifter uten komplekse integrasjonsbehov, anbefaler vi at du bruker et rimelig regnskapssystem på nett. Centiga er er prisvinner i Regnskap Norges årlige priskarlegging og fungerer bra for de fleste bedrifter.

Slik implementerer du et økonomisystem på best måte:

1. Opprett en gratis konto på Centiga.no
2. Aktiver Lønn og Bankintegrasjon i registreringsveilederen om du skal kjøre lønn
3. Når du er logget inn: Aktiver EHF i Centiga Store. Da vil regninger bedriften mottar automatisk sendes til Centigas fakturamottak.
4. Koble systemet til Altinn ved å følge denne oppskriften, slik at du kan sende MVA-oppgaver direkte fra systemet.
5. Gratulerer! Du har nå et økonomisystem som dekker alle dine behov: Fakturering, regnskapsføring, lønn og innlevering av MVA-oppgaver.

Ønsker du mer informasjon om hvordan man kjører lønn i Centiga? Se denne videoen.

Tips: Frigjør tid med automatisk fakturering

En funksjon som veldig mange bedrifter setter pris på i nettbaserte regnskapssystemer er automatisk fakturering (også kjent som repeterende faktura eller abonnementsfakturering).

Med automatisk fakturering kan du lage fakturaer skal gå ut til et forhåndsbestemt tidspunkt hver måned eller hvert kvartal. Da slipper du å lage fakturaene manuelt, noe som sparer mange bedrifter med timevis av manuelt arbeid.

Les mer om automatisk fakturering her

Ulike systemer dekker ulike behov

Selv om vi anbefaler alle bedrifter å prøve regnskapssystemet Centiga, kan store bedrifter være bedre tjent med å velge et mer omfattende økonomisystem med en større bredde av tilkoblingsmuligheter.

Bedrifter som har kompliserte behov knyttet til lager og logistikk, med automatisk oppdatering av lagertall mot nettbutikk o.l, bør for eksempel bruke et økonomisystem som er spesielt tilpasset disse behovene.

Les mer om Centiga sitt gratis regnskapssystem

Dette bør du vite: Excel er ikke et regnskapsprogram

Når du skal starte med regnskapsføring, kan det være fristende å bruke Excel – det skjønner vi godt! Her får man et system man kjenner godt, og som alltid fungerer.

MEN: Excel er ikke et regnskapsprogram og møter ikke myndighetenes krav til dokumentasjon. Dermed kan det koste deg dyrt om Skattemyndighetene ber om en kopi av ditt regnskap i filformatet SAF-T. Da må du reprodusere regnskapet i et økonomisystem, noe som kan være svært tidkrevende.

Fakturering i Excel er heller ikke lov. Det betyr at du uansett må ha et dedikert system til dette, som gjør at det beste valget for din bedrift er å starte i et komplett økonomisystem med både regnskap, lønn og fakturering.

5 tips til deg som skal velge regnskapssystem

Når du skal bytte regnskapssystem er det viktig at du tenker på disse fem tingene:

• Finn ut hva du trenger: Mange bedrifter har en tendens til å velge dyre og mer kompliserte løsninger enn hva de faktisk trenger. I regnskapssammenheng er det for eksempel normalt å velge systemer med komplisert funksjonalitet knyttet til logistikk, prosjektstyring og timeføring uten at man har behov for det.
• Velg riktig tidspunkt: MVA-registrerte bedrifter bør bytte regnskapssystem mellom to perioder, fremfor midt i en MVA-termin. Hvis du ikke er MVA-registrert kan du bytte når du vil.
• Tenk økonomi: Velg et rimelig økonomisystem uten transaksjonskostnader. Hvorfor skal du betale per faktura du sender eller mottar, når du allerede betaler for å bruke systemet?
• Ta med dataene dine: Hvis du bytter fra et annet økonomisystem, kan det være smart å eksportere kunder og leverandører fra ditt gamle system og importere dem inn i ditt nye system. Da slipper du å punche inn kundeopplysninger på nytt ved fakturering.c

Lyst til å prøve Norges rimeligste regnskapssystem? Opprett din gratis konto nå.