Du har etablert en virksomhet og solgt ditt første produkt eller tjeneste, som betyr at du må sende en faktura. Men hvordan lager man en faktura?
Selv om du kanskje har drevet bedrift en stund, kan det være at du likevel lurer på om fakturaene du sender er i henhold til etablerte standarder.
Les også: Beste fakturaprogram for små bedrifter i 2022
Hva er en faktura?
Faktura fungerer som dokumentasjon på at en kjøper er forpliktet til å betale for en vare eller tjeneste den har kjøpt. Fakturaene inneholder en beskrivelse av varene du tar betalt for, i tillegg til betalingsbetingelser og annen informasjon.
Faktura skiller seg fra kvitteringer i form av at den ikke bekrefter at en betaling er gjennomført, men at kjøperen er forpliktet til å gjøre opp for seg.
Opprett konto i et fakturaprogram
I dette blogginnlegget forteller vi hvordan du lager en faktura, men for å lage en faktura som er i henhold til føringene i bokføringsforskriften, kan du ikke lage faktura programmer som Word eller Excel.
Grunnen til at Word- og Excel-maler ikke er lov å bruke, er at fakturaene ikke skal kunne endres i ettertid. Derfor anbefales det å bruke et fakturaprogram.
I Centiga er det superenkelt å lage fakturaer. Du skriver rett inn i fakturaer, slik at du kan se hvordan den vil se ut for kunden, samtidig som det er støtte mot alle formater (EHF, PDF, eFaktura og Vipps).
Hvordan lage faktura: Steg for steg
Lurer du på hva som må med i en faktura? Forskrift om bokføring peker ut flere krav til Norske faktura og hva de skal inneholde. Følg stegen under og send faktura på rekordtid.
1. Sørg for at fakturaen kan sendes i kundens foretrukne format
Utseende til fakturaen og hvordan den distribueres er med på å danne et inntrykk av virksomheten din ovenfor kunden. Derfor er det viktig at du velger et fakturaprogram som møter behovene til kundene dine.
Dersom kunden din for eksempel forventer at faktura sendes som EHF, bør du kunne møte dette behovet. Mot privatmarkedet er PDF (som post eller epost) mer vanlig. Her er det viktig at fakturaen har et moderne og profesjonelt utseende som matcher din profil.
2. Gi en god beskrivelse av vare/eller tjeneste som er solgt
Alle Norske fakturaer skal gi en tydelig beskrivelse om hvilken vare eller tjeneste kunden skylder deg penger for. Her oppgir du også i hvilket volum varen er levert – i form av timer eller antall. Prisen på hva du har solgt, samt MVA må også med. Det samme gjelder totalpris.
Videre skal dato for salget inkluderes. Merk at det i utgangspunktet skal faktureres etter at varen er levert, med mindre annet er avtalt.
3. Vær tydelig på hvem fakturaen er til og hem den kommer fra
Det betyr at både dine og kundens selskapsinformasjon skal med i fakturaen:
- Selgers navn, organisasjonsnummer, adresse og kontaktdetaljer
- Kjøpers navn, adresse/organisasjonsnummer
Merk at aksjeselskap må inkludere ordet «Foretaksregisteret» på fakturaen. Hvis du er registrert i MVA-registeret, skal også ordet «MVA» bak organisasjonsnummeret ditt.
4. Fremhev betalingsbetingelser og detaljer
Betalingsfrist (eller forfaldsdato) skal også tydelig frem i fakturaen. Dersom dette ikke er med i bilaget, er ikke fakturaen gyldig.
Dersom kunden ikke betaler innen forfall, skal det sendes betalingspåminnelse og purring før saken eventuelt går videre til inkasso.
I Centiga kan du aktivere automatisk betalingsoppfølging. Les mer om hvordan fakturaoppfølging fungerer her.
Få raskt betalt med fakturasalg
Etter at fakturaen er sendt, kan man velge om ønsker å ta seg av betalingsoppfølgingen selv eller om man vil selge fakturaen til en finansinstitusjon som gir deg penger med én gang.
I vårt fakturaprogram tilbyr vi fakturasalg via Brabank. De kjøper gjerne dine faktura, betaler penger til din bedriftskonto innen 24 timer og tar seg av betalingsoppfølgingen.
Har du lyst til å prøve Centiga?
