Fem vanlige feil når man skal lage faktura
De fleste norske bedrifter sender gjør flere feil når dem skal lage og sende faktura. Her peker vi på de mest normale feilene norske bedriftsledere gjør ved fakturering og utsendelse av faktura.
Ved å følge disse rådene kan du forvente at flere faktura blir betalt i tide, at likviditeten blir bedre, og at du bruker mindre tid på unødig fakturaadministrasjon.
Se også: Alt om faktura i 2021
1. Du betaler mye for å lage/sende faktura
Majoriteten av norske bedrifter benytter seg av dyre faktura- og regnskapsløsninger. Her er det høye transaksjonskostnader knyttet til det å lage, motta og bokføre faktura.
Prisen er som oftest mellom 3 og 4 kroner pr. transaksjon.
Ettersom det å sende faktura og motta bekreftelse på KID telles som separate transaksjoner, koster det inntil 8 kroner å sende faktura med markedets mest brukte systemer.
Norske bedrifter sparer i snitt 80 prosent ved å velge et faktura- og regnskapsprogram uten transaksjonskostnader. Les mer om gratis fakturaprogram på nett her.
2. Du fakturerer ved månedsslutt
I Norge er det normalt å sende faktura ved månedsslutt. Dette til tross for at faktura egentlig skal sendes når varen er blitt levert.
Ved å sende faktura løpende fremfor å fakturere ved månedsslutt, slipper man at arbeidsmengden ved utgangen av måneden blir stor. Samtidig forsterkes likviditeten, ettersom pengene kommer raskere inn på konto.
Med forsterket likviditet, vil bedriften til enhver tid ha mer penger på konto som kan brukes i vekstfremmende tiltak som investeringer og markedsføring.
Det er også lovlig å fakturere på forskudd innen noe bransjer. Link til mer informasjon om forskuddsfakturering i Forskrift om bokføring.
3. Du gir for gode betalingsvilkår
Ikke vær for raus med kredittiden mot kundene dine. Sett forfall til et sted mellom 7 og 14 dager etter fakturadato. Ved å redusere kredittiden sørger man for at betalingen kommer raskere inn på konto, hvilket styrker likviditeten.
Visste du at? For hver femte dag du klarer å redusere kredittiden, vil 1,35 prosent av omsetningen din frigjøres i bankinnskudd.
4. Du sender faktura som PDF
Bedrifter som sender elektronisk faktura (EHF) kontra PDF og post har større sannsynlighet for å få betalt i tide. Det skyldes at EHF-faktura går direkte inn i mottakerens økonomisystem, som bidrar til at sjansen for at fakturaen blir borte i postmottaket reduseres.
Du kan sjekke om kunden din godtar EHF-faktura i ELMA registeret. Les hvordan her.
I Centiga kan du sende/motta gratis EHF. Les mer om gratis fakturering i Centiga her.
5. Du følger ikke opp ubetalte faktura
Faktura er ferskvare som må følges opp i tide. Jo lenger man venter med å purre på ubetalte faktura, desto mindre er sjansen for at regningen blir betalt.
Dersom du ikke har et ønske om eller anledning til å følge opp ubetalte faktura, kan du sette ut jobben til en ekspert. I Centiga aktiverer du gratis Betalingsoppfølging når du registrerer deg som bruker i systemet, eller i markedsplassen App Store.
Da går det automatisk ut en SMS med påminnelse til kunder som ikke betaler i tide.
Alternativt kan du selge faktura du sender. Da kommer penger på konto dagen etter fakturaen er solgt, og du trenger ikke tenke på betalingsoppfølging – det tar banken seg av.
Gratis faktura
Har du lyst til å prøve et gratis fakturaprogram?
I Centiga er fakturering helt kostnadsfritt. Du kan sende et ubegrenset antall faktura, og systemet har avansert funksjonalitet som massefakturering og abonnementsfakturering.
