Hvordan lage budsjett?

Skal du lage et budsjett. Det trenger ikke være så vanskelig!

Budsjetter lages i regneark. Man kan enten bruke Microsoft Excel eller gratisversjonen Google Regneark. Når budsjettene er klare, legger man dem inn i regnskapsprogrammet for å måle utviklingen mot faktiske tall.

Et lite tips: Legg budsjettet ditt inn i gratis regnskapssystem.

Hva er budsjett?

I et budsjett estimerer man forventede inntekter og kostnader over en spesifisert fremtidig tidsperiode.

Budsjetter kan lages på flere nivå. I store bedrifter har man ofte budsjetter på prosjekt-, avdeling-, og selskapsnivå. I mindre foretak er det ofte kun på selskapsnivå. For at budsjettet skal bli så realistisk som mulig kan det være smart å ta utgangspunkt i historiske tall.

Kalkyle for nye bedrifter som skal lage budsjett

Dersom man ikke har historiske tall, kan man basere seg på kalkyler og/eller konkurrentenes utvikling. En kalkyle er en beregning for hva det vil koste å produsere et produkt eller levere en tjeneste. Her skal alle kostnader inkluderes.

Ønsker du å lære mer om kalkyler? Link til mer informasjon i Altinn

Tips: Husk at det ofte er kostnader knyttet til oppstart som må inkluderes i budsjettet. Det er også viktig at kostnadene fordeles utover periodene de gjelder, slik at alle oppstartskostnadene plasseres i første måned (selv om det kanskje er da pengene går ut av konto).

Budsjett for nybegynnere

Budsjettet skal inneholde alle inntekter og kostnader du forventer blir en del av regnskapet. Det kan være smart å føre budsjettet mot deres respektive kontoer i kontoplanen, slik at det blir enkelt å legge budsjettet inn i regnskapsprogrammet.

1. Inntektene

Estimerte inntekter legger i stor grad føringene for hvor mye kostnader bedriften kan ta på seg for å drive lønnsomt. Når du budsjetterer for inntekter er det viktig å tenke på sesongsvingninger, åpningstider og eventuell lansering av nye produkter.

2. Kostnader

Det er primært åtte kostnadsgrupper man må tenke på når man skal lage budsjett. De er som følger:

1. Husleie: Leie kontor, fasiliteter og lager.
2. Nyttekostnader: Internett, strøm, renovasjon, telefon osv.
3. Salg og marked: Kostnader som bidrar til at virksomheten blir gjort kjent med allmenheten.
4. Personalkostnader: Samtlige lønnskostnader, inkludert lønn, bonus, provisjon, pensjon, arbeidsgiveravgift og feriepenger.
5. Andre personalytelser: Ansattgoder som forsikringer, kantine osv.
6. Reise og diett: Reiseregninger og andre utlegg.
7. Kontorutstyr og leiekostnader: Utstyr du trenger for å holde driften i gang som leie av printer, kontorutstyr, penn og papir.
8. Opplæring: Kostnader knyttet til HR og kompetanseheving i bedriften.

Videre kommer variable kostnader som er knyttet til produksjon av innsatsfaktorer til produktet eller tjenesten.

Budsjettmal

Du kan velge mellom å lage et budsjett fra bunn eller ta utgangspunkt i en mal. Fordelen ved å benytte seg av en mal når man skal lage budsjett er at den hjelper deg å ta hensyn til hvilke inntekts- og kostnadskontoer du bør ta hensyn til.

Altinn har utarbeidet en god mal for driftsbudsjett. Den kan du laste ned på Altinn.no.

Fremgangsmåte for å lage budsjett

For at et budsjett skal være godt, bør du følge disse stegene:

• Estimer inntekter: Gjør et godt anslag for forventede inntekter. Husk at alle beløp i budsjettet skal være uten MVA.
• Følg med på utgiftene: Ved å se på kostnader tilbake i tid, er det enklere å estimere de kostnadene som kommer i den følgende perioden og hva som eventuelt kan kuttes.
• Estimer kostnader: Start med å legge inn variable kostnadene og fortsett med de faste kostnadene.
• Gjør en gjennomgang: Dersom budsjettet ikke gir resultatene du forventer bør du vurdere å redusere kostnadene, eller etablere tiltak som øker inntektene.
• Bruk budsjettet aktivt: Legg budsjettet inn i regnskapsprogrammet og mål utvikling i faktiske tall mot budsjett fra måned til måned. Eventuelle avvik må adresseres tidlig, slik at man unngår at årsresultatet ikke møter forventning.

Kom i gang med budsjettering i et gratis økonomisystem

5 tips til deg som skal lage budsjett

Disse tipsene løfter kvaliteten i arbeidet med å lage budsjett:

1. Inkluder ansatte i prosessen: Det gir innsikt og ansvarsfølelse.
2. Ta hensyn til risiko: Tenk «hva skjer dersom…» ved alle aspekter av bedriften.
3. Ta høyde for høye kostnader: Det er bedre å være konservativ enn overdrevent positiv.
4. Følg med på sesongsvingninger: Husk at kostnader fortsetter å løpe selv om inntektene følger et sesongmønster.
5. Husk at tid er penger: Ikke gjør all jobben selv fordi du ikke vil pådra bedriften kostnader. Din tid har også en verdi.