Utlegg og Reiseregninger: Slik behandler du utlegg

Elektronisk utlegg

Enhver bedrift, uavhengig av størrelse og type trenger kapital for å kunne drive. Disse pengene er ikke bare nødvendig for langsiktig drift, men også for selskapets daglige behov.

Tilsvarende er det nødvendig at ansatte i et selskap får betalt på månedlig basis, og da særlig utlegg de gjør på vegne av bedriften de jobber for.

I Centiga sitt gratis regnskapsprogram registrerer du utlegget på følgende måte:

1. Gå til Bokføring → Bokføring → Manuelle Bilag
2. Registrer transaksjonen DEBET 7140 Reisekostnad og KREDIT 2930 ANSATT
3. Kjør lønn til den ansatte med en ekstra lønnslinje for utlegget med samme beløp som du registrerte i transaksjonen i steg 2.

Merk at lønn er en betalt funksjon som koster 99 kr mnd for inntil 5 ansatte.

Dette er reglene for utlegg og reiseregninger

Forskjellen på reiseregninger og utlegg er stor i forhold til de lovmessige kravene på hva som må være inkludert ved innlevering av utlegget. Følgende punkter skal inngå i en reiseregning.

• Formålet med reisen
• Dato og klokkeslett for avreise og ankomst
• Hvilket arrangement arbeidstakeren har deltatt på
• Ansattes navn, adresse og underskrift (mulig med elektronisk signatur)
• Strekning totalt kjørt med bil, samt total avstand og navn på passasjerer
• Type overnattingssted og adresse på stedet hvor man har overnattet
• Kvitteringer for alle kostnader (når man har hatt et utlegg på vegne av bedriften)

Link til mer utfyllende beskrivelse i Altinn

Refusjon av utlegg

For utlegg eller tilbakebetaling av faktiske utgifter er det ikke krav til å opprette en reiseregning. Dette gjør du enkelt via utleggsfunksjonen i Centiga. Det viktigste vil være å ha kontroll på bilag og kvitteringer som du søker refusjon for. Merk at om du har kjøpt lunsj til deg selv og en kunde eller ansatt skal navnet på vedkommende stå på utlegget som leveres inn.

Skatteetaten la i fjor ut nye lovkrav rundt reise og utlegg og beskatning av fordeler opparbeidet via selskapet, dette kan du lese mer om hos Skatteetaten.

Store besparelser

Vi ser at ved riktig og effektiv bruk av utleggsfunksjonen i Centiga er det store besparelser å hente. Ved strukturert levering av utlegg, samt kontroll på kvitteringer vil du som bedriftseier gjøre hverdagen til din regnskapsfører enklere.

En kjent problemstilling i regnskapsbransjen er regnskapsførere som må «mase» på klienter som ikke har kontroll på alle bilag eller kvitteringer i sitt eget regnskap. Den tiden regnskapsfører benytter på å søke og finne bilag og kvitteringer er dyrbar tid, og blir raskt en stor kostnad for deg i løpet av et år.

Om du kan legge til rette for at din regnskapsfører blir mer effektiv, vil du også vinne på dette i det lange løp, ikke minst får du selv bedre kontroll på alle kostnader i ditt eget selskap.