Hva er regnskapsprogram?
Hensikten med regnskapsprogrammer er å samle data om inntekter og kostnader, slik at man kan fremstille regnskap og viktige oppgaver/meldinger til myndighetene.
Regnskapsprogrammet har tre hovedfunksjoner:
Formålet med systemet er å hjelpe bedrifter å holde oversikt over økonomien og rapportere korrekte tall til myndighetene. Systemet hjelper også næringsdrivende å betale korrekt lønn, betale regninger i tide, og utarbeide viktige rapporter til styret og eiere.
En enkel definisjon er følgende:
Regnskapsprogrammer hjelper regnskapsførere eller andre som fører regnskap å registrere, prosessere og rapportere bedrifters økonomiske transaksjoner. De gjør dette i moduler som hovedbok, leverandørgjeld, fakturering, kundefordringer, lønn m.m.
Regnskapsprogram på nett
Regnskapsprogrammene med sterkest vekst er nettbaserte. Fordelen med nettbaserte regnskapsprogram er at de åpner for en fornuftig arbeidsfordeling mellom bedriften og ekstern regnskapsfører.
For eksempel velger mange bedrifter å gjøre regnskapet sitt selv, mens regnskapsføreren kontrollerer arbeidet, avstemmer regnskapet og leverer oppgaver som MVA-melding og A-melding til myndighetene.
En annen fordel er at man alltid har tallene sine lett tilgjengelig, noe som har vist seg viktig de siste årene, hvor stadig flere jobber på tvers av kontorlokasjoner og på hjemmekontor.
Stadig flere regnskapsprogrammer tilbyr også tjenester som fakturasalg, betalingsoppfølging og regnskapshjelp. Disse tjenestene blir ofte levert av tredjepartsleverandører.
Se også: 3 fordeler med regnskap på nett
Gratis regnskapsprogram?
Regnskapsprogrammer skiller seg i stor grad fra hverandre i pris. Du må velge regnskapsprogrammet som møter dine behov til en fornuftig pris.
Dersom du driver en mellomstor bedrift, uten avanserte behov innen logistikk og tilpasninger av system, bør du vurdere et gratis regnskapsprogram.
Centiga er Norges første komplette økonomisystem som tilbyr gratis regnskap og fakturering. Her betaler man kun for tilleggstjenester som de betalte produktene også tar betalt for. Les mer om systemet her.
Automatisk regnskapsføring
I moderne, nettbaserte regnskapsprogram (som Centiga) er det lagt opp til at en rekke tidligere manuelle arbeidsoppgaver kan flyttes over til automatikk.
Dette muliggjøres med integrasjoner til bank, Altinn og andre systemer bedriften bruker.
Blant funksjonene som automatiserer med automatisk regnskapsføring i moderne systemer er:
- Tolking av innhold i faktura bedriften mottar
- Bokføring av faktura fra kjente leverandører
- Betaling av faktura fra kjente leverandører
- Oppfølging av ubetalte faktura som er sendt
- Utsendelse av faste faktura som sendes periodevis
- Import av data fra andre systemer bedriften bruker
- Valutaberegninger
- Bankavstemming
Hva med regnskapsprogram i Excel?
Det er ikke å anbefale. Med regnskapet ditt i Excel gjør du ikke stort annet enn å skape merarbeid for bedriften i senere tid. Malene for regnskap i Excel, mangler mye av den viktige funksjonaliteten som ligger i regnskapsprogrammene.
Blant problemene med maler for regnskap i Excel er følgende:
- De er lite effektive i bruk
- De hjelper deg ikke å levere viktige meldinger i Altinn, møte føringene i Bokføringsloven, og overholde myndighetenes frister
- Malene tar ikke hensyn til viktige endringer i lovverk knyttet til lønn og MVA
- De åpner ikke for å lage faktura som er i henhold til loven
- Dataene kan ikke eksporteres til SAF-T, som er lovpålagt når man blir bedt om å rapportere regnskapstall til myndighetene
Videre er det ikke hensiktsmessig å bruke maler for regnskap i Excel, da det finnes regnskapsprogrammer på nett som er helt gratis i bruk.
