Det kan være fristende å lage gratis fakturaer i Word, da dette kan virke raskt og enkelt. Men visste du at det er ulovlig i de fleste tilfeller?
Hovedårsaken til at det ikke er lov å lage fakturaer i Word, er at de fleste sender fakturaene som PDF istedenfor å bruke ferdignummererte giroblanketter (som loven krever). Dermed er ditt eneste reelle alternativ å bruke et fakturaprogram.
Vi håper at du prøver Centiga – et rimelig økonomisystem for små og mellomstore bedrifter.
Faktura mal
Faktura er viktig dokumentasjon, og det er strenge regler for hva en faktura skal inneholde. Derfor er det ikke lov å bruke for eksempel Word, der du lager malen selv til å lage faktura.
Dersom du er næringsdrivende og skal sende din første faktura, ønsker du kanskje å lage fakturaen som PDF. Det er da enkelt å tenke at du bare kan bruke en mal i Word til å lage fakturaen.
Men malen i Word blir ikke oppdatert dersom det kommer lovendringer, og du er ikke garantert at Word-malen er i henhold til føringen i bokføringsloven.
Derfor anbefaler vi å bruke et rimelig fakturaprogram til å lage og sende faktura. I Centiga kan du lage et ubegrenset antall faktura, i alle formater, til en fast lav pris.
Les også: Beste økonomisystem for små bedrifter
Krav til faktura
Det er mange ulike krav til hva en faktura skal inneholde. Her er de viktigste punktene:
- Kontaktopplysninger til både kjøper og selger
- Organisasjonsnummer
- Beskrivelse av varen eller tjenesten, og hvor og når den er levert
- Pris på varen/tjenesten og betalingsfrist
5 grunner til å unngå faktura i Word
Her forklarer vi hvorfor du bør unngå å lage faktura i Word:
- Det finnes gratis fakturaprogrammer
Disse har enkle maler der du kan lage faktura, og er ofte nettbaserte. Da har du oversikt over hvilke faktura som er betalt og hvilke som ikke er betalt til enhver tid.
- Du er sikker på at fakturaene er i henhold til bokføringsloven
Ved å lage og sende faktura i et fakturaprogram kan du være sikker på at fakturaene inneholder alle opplysningene de skal, og at de er i henhold til lover og regler.
- Det er mer effektivt å bruke malene i et fakturaprogram
Når du lager faktura i et økonomisystem, er malene ligger malene der allerede og du trenger bare fylle inn nødvendig informasjon. Mens dersom du bruker Word, må du bruke tid på å lage en faktura-mal før du kan fylle den ut.
- Kunden får fakturaen i ønsket format
Ved å bruke et fakturaprogram kan du sende faktura i ulike format, alt fra PDF og EHF til papir. Da sikrer du at kunden blir fornøyd og mottar fakturaen i ønsker format.
- God oversikt
Med alle fakturaene i et fakturaprogram har du god oversikt over økonomien. Da kan du til enhver tid se hvilke fakturaer som er betalt og hvilke som er ubetalt.
Fakturaprogram
Det finnes mange fakturaprogram på det norske markedet. I de fleste fakturasystemer kan du også føre regnskap og utbetale lønn.
Det som skiller de ulike fakturaprogrammene er pris og brukervennlighet. Vi mener at Centiga er blant markedets enkleste å bruke. Her kan du skrive rett inn i fakturaen, slik at du ser hvordan regningen vil se ut for kunden din, samtidig som du enkelt kan kopiere tidligere fakturaer om du skal lage fakturaer som ligner på hverandre. Systemet er også blant markedets rimeligste. Dette viser blant annet Regnskap Norges priskartlegging.
