I en rapport av Oslo Economics på vegne av Regjeringen, blir det anslått at 42 prosent av norske fakturaer sendes i et elektronisk format. Dette underbygges av ferske tall fra tall fra Divisjon for offentlige anskaffelser (ANS), som viser at 55 prosent av fakturaer på bedriftsmarkedet sendes i EHF-format.
Gjennom å sende fakturaer i elektronisk format, bruker sender og mottaker mindre ressurser på fakturering og regnskapsføring. Det skyldes at elektroniske fakturaer sendes direkte til mottakerens regnskapsprogram, som gjør at man slipper å distribuere fakturaer via post, samtidig som det blir enklere for mottakeren å kostnadsføre og betale bilaget.
I Centiga sitt gratis faktura- og regnskapsprogram kan bedrifter sende og motta elektroniske fakturaer helt kostnadsfritt. Det er ingen skjulte transaksjonskostnader eller månedlige avgifter.
Hva er elektronisk fakturering?
Elektroniske fakturaer er regninger som sendes i et digitalt format. På privatmarkedet er det kjent som eFakturaer som går direkte til nettbanken, mens det på bedriftsmarkedet er EHF-fakturaer som dominerer. EHF-fakturaer går direkte til mottakerens regnskapsprogram, hvor man både kan betale og bokføre bilaget.
I Norge er det mange bedrifter som krever at fakturaer sendes elektronisk. Dette gjelder også statlige etater og andre offentlige aktører, hvor det siden 2019 har vært lovpålagt.
Hvilke typer elektroniske fakturaformater eksisterer?
Dette er de tre dominerende elektroniske fakturaformatene:
EHF: Elektronisk Handelsformat (EHF) muliggjør standardisert, elektronisk kommunikasjon mellom bedrifter uten at man må lage integrasjoner mellom datasystemene deres. Derfor er dette det foretrukne fakturaformatet blant norske bedrifter.
EDI: Electronic Data Interchange (EDI) er et mer komplekst format for utveksling av fakturaer og ordredata. Løsningen kan blant annet lage ordrebekreftelser på automatikk, slik at kunden som bestiller får bekreftelse på at varen kan leveres før fakturaer utstedes. Dette er et system som brukes innen varehandel og industri.
E-faktura: eFaktura er et fakturaformat som eies av betalingsleverandøren Nets. Dette er et fakturaformat som brukes på privatmarkedet: Kunde bestiller en vare og mottar en faktura i nettbanken som kan betales med ett tastetrykk.
Hvordan sender jeg elektroniske fakturaer?
I Centiga sitt gratis regnskapsprogram kan du lage så mange fakturaer du vil helt kostnadsfritt. Du kan sende fakturaer som elektroniske fakturaer (EHF) eller lage tradisjonelle fakturaer i PDF-format.
Slik lager du en EHF-faktura (Steg-for-steg):
- Logg deg inn i systemet
- Kontroller at EHF er aktivert i markedsplassen Centiga Store
- Gå inn på Salg → Opprett faktura
- Skriv inn navnet på kunden du skal fakturere
- Legg inn ordredetaljer og pris
- Trykk «Send Faktura»
Hva koster EHF?
Infrastrukturen bak EHF-formatet er gratis å bruke. Likevel tar markedets ledende økonomisystemer betalt per elektroniske faktura bedriften sender og mottar. Derfor bør du sjekke prislisten til regnskapsprogrammet ditt før du aktiverer EHF.
Dette koster EHF i de mest populære regnskapssystemene:
| EHF-tilbyder | Pris per EHF-faktura |
| Tripletex | 3 kr |
| Poweroffice | 7 kr |
| Uni Economy | 3 kr |
| 24SevenOffice | 3 kr |
| Centiga | Gratis |
Disse kan motta EHF
Alle bedrifter med et moderne regnskapssystem kan sende og motta EHF-fakturaer. For å motta EHF-fakturaer må du være registrert i ELMA-registeret. Dette skjer automatisk når du aktiverer EHF i ditt økonomisystem.
Selve fakturautsendelsen går via Peppol infrastruktur. Det er et europeisk system som gjør det enkelt for virksomheter å levere tilbud og sende fakturaer på tvers av landegrenser.
Automatisk fakturering med faste oppdrag
Hvis du har kunder som abonnerer på en tjeneste, kan du opprette faste oppdrag. Dette er fakturaer som går ut automatisk et gitt tidspunkt hver måned med samme beløp og ordrelinjer.
Ved å sette opp en slik automatisk fakturaflyt kan du redusere tidsbruken knyttet til fakturering betydelig.
I Centiga koster abonnementsfakturering 80 kroner i måneden. Se vår prisliste her.
Fordeler med elektroniske fakturaer
Elektroniske fakturaer er fordelaktig på mange måter:
- Mottakere av EHF-fakturaer bruker mindre tid på bokføring
- Avsender trenger ikke bruke penger på å sende fakturaen per post
- Fakturaen sendes raskere enn tradisjonelle fakturaer
- Fakturaen sendes gjennom en trygg løsning hvor mottaker alltid får fakturaen
- Unødig papirbruk reduseres i begge virksomheter
