Hva er EHF-faktura? 3 ting du må vite

Hva er EHF-faktura?

EHF faktura er et dataformat for utveksling av handelsdokumenter i Norge. En misforståelse som vi ofte ser, er at EHF blir blandet med e-faktura, dette er to vidt forskjellige formater. Tanken bak EHF når formatet ble lansert var å standardisere behandlingen av utgående fakturaer og kreditnotaer, samtidig som man fikk en raskere og mer pålitelig leveranse av fakturaene og kreditnotaene.

Fra og med 1.juli 2012 ble det er krav om at alle fakturaer som går til statlige virksomheter skal gå via formatet EHF. Det vil si at, har du en kunde som er offentlig må denne sendes i formatet EHF for at de skal kunne motta den.

For å kunne motta en EHF-faktura må du være registrert i digitale «postkontoret» ELMA registeret. Link til mer informasjon om EHF i Wikipedia.

Fordeler med EHF-faktura

For de som registrerer seg til å motta EHF fakturaer, er fordelene mange, en av de største fordelene er automatisk utfylling av dataene på fakturaen i bokføringsøyeblikket. Dette effektiviserer bokføringen av bilaget, men viktigst av alt fakturaen kommer frem.

Mottaker vil motta fakturaen direkte i sitt økonomisystem, og den kan enkelt behandles videre. Vi ser at kunder som velger å sende fakturaer som en EHF senker sin kreditt tid hos sine kunder. På godt norsk, pengene kommer raskere inn på konto.

EHF-faktura register?

Registeret over bedrifter som kan motta EHF heter ELMA-registeret. Det er en søkbar database over virksomheter som har åpnet for EHF i sitt regnskapssystem.

Klikk her for å søke i ELMA-registeret

Prisen du betaler for EHF

I dag er det slik at de fleste system leverandører som har mulighet til å sende EHF fakturaer tar seg betalt. Leverandørene tar seg i snitt betalt 3,- pr sendte faktura og 3,- pr mottatte EHF faktura.

Så det vil si at sender du 500 fakturaer i året og mottar tilsvarende er regnestykket slik:

• Utgående fakturaer: 500 faktura * 3 kroner = 1.500 kroner
• Inngående fakturaer: 500 faktura * 3 kroner = 1.500 kroner

Totalt 3.000 kroner i året for å sende og motta 1000 fakturaer. I tillegg kommer transaksjonskostnader for å koble seg opp mot din bank som ytterligere fordyrer fakturautsendingen.

I Centiga mener vi at 3,- pr sendte fakturaer ikke står i stil med hvilke kostnader vi har forbundet med å lage et aksesspunkt som kan sende en EHF faktura. Derfor koster det 0 å sende og motta EHF-faktura hos oss.

Motta EHF

For å kunne motta EHF-faktura, må du være registrert i ELMA-registeret. Det gjør du ved å aktivere EHF i regnskapsprogrammet ditt.

Når EHF er aktivert, vil faktura som sendes til din bedrift via EHF automatisk komme inn i økonomisystemet – ferdig utfylt og klar til betaling!

Se også: Hvem kan motta EHF?

Slik sender du første EHF-faktura

Har du kun fakturamodulen kan du sende EHF til kundene dine som er ELMA-registrert. Dette kan du gjøre umiddelbart etter at du har aktivert EHF, enten via bli-kunde-veiledningen eller i markedsplassen Centiga Store – helt kostnadsfritt!

Har du faktura og regnskapsmodulen kan du i tillegg til å sende EHF også motta EHF, dette skjer automatisk når du er registrert i ELMA registeret.

Merk : Hvis du tidligere har brukt et annet regnskapsprogram til å motta EHF, må du først avregistrere EHF for det programmet, dette gjør du enkelt ved å kontakte din tidligere systemleverandør og be de avregistrere deg. Når det er gjort kan du aktivere EHF i Centiga og sende og motta EHF gratis.