Bruker du regnskapsprogrammet ditt på riktig måte? 🤔
De fleste av oss gjør regnskap og fakturering på den tradisjonelle måten: Vi oppretter nye fakturaer hver gang vi tar oss betalt og logger inn i nettbanken for å sjekke om kundene gjør opp for seg i tide. Når vi bokfører, laster vi opp regninger og puncher inn informasjon fra regningene manuelt.
Det er ikke nødvendig. Hvis du setter av en halvtime til å «tune» regnskapsprogrammet ditt, kan du enkelt halvere tiden du bruker på regnskap og økonomi.
Det beste av alt er at mange av verktøyene på listen er gratis – de koster ingenting.
1. Elektronisk Handelsformat (EHF)
Laster du opp ett og ett bilag når du skal registrere kostnader i regnskapet? 📁 Det er ikke nødvendig.
Med EHF i Centiga (som er helt gratis) sendes leverandørfakturaer direkte til regnskapsprogrammet ditt. Du slipper altså å få mailen full av regninger som du manuelt må laste opp i økonomisystemet.
Tjenesten brukes av majoriteten av norske, mellomstore bedrifter og er påkrevd om du gjør forretninger med myndighetene og andre offentlige virksomheter.
I Centiga aktiverer du EHF i Innstillinger → Aktiver EHF.
2. Automatisk innlesing av regninger
KID-nummer, leverandøropplysninger og kontonummer bør ikke punches inn manuelt når du skal bokføre bilag.
Isteden bør du aktivere Centigas Fakturatolk.
Det er en super funksjon som leser av innholdet regningene du mottar og fyller ut felter i bokføringsbildet for deg.
Mange opplever at tiden knyttet til bokføring av bilag halveres.
3. Bankintegrasjon
Bankintegrasjon er et lite stykke magi 🔮 Den sørger for at du kan betale og bokføre regninger i ett og samme tastetrykk.
Du slipper altså å logge inn i nettbanken når du skal betale regninger og lønn. Isteden trykker du på «betal og bokfør» når kostnaden skal registreres i regnskapet.
4. Automatisk fakturering
Om du sender samme faktura til kundene dine hver måned eller hvert kvartal, bør du opprette fakturaen som et abonnement. Da går fakturaene dine ut på autopilot i intervallet du ønsker ✈️
Abonnementsfakturaer kan settes opp slik at de går ut hver måned, hvert kvartal eller årlig.
For å opprette et abonnement gjør du følgende:
- Logg inn systemet
- Aktiver tjenesten Abonnementsfakturering i Centiga Store
- Gå inn på Faktura → Opprett faktura
- Lag faktura som normalt, velg neste fakturadato og frekvens
- Voilà! Fakturaen sendes automatisk.
5. KID-nummer på fakturaer
Med KID-nummer på fakturaer du sender, vil betalinger automatisk registreres i regnskapet ✅
Det betyr at du slipper å gjøre mye av det manuelle arbeidet knytet til fakturering og betalingsoppfølging. For eksempel trenger du ikke å markere fakturaer som betalte for å registrere de som inntekter.
Purring og inkasso vil også gå 100 % på automatikk når du har KID aktivert.
Aktiver KID gratis her: Bank → Bankoppsett → Bestill bankintegrasjon
Merk: Banken kan ta betalt for tjenesten, sjekk derfor deres prisliste
6. Purring og inkasso
Mange næringsdrivende ringer kunder for å purre på fakturaer. Det er «old school».
Med gratistjenesten Purring og Inkasso (som du finner i Centiga Store), vil kunder som ikke betaler i tide få en purring fra vår partner Kravia før saken eventuelt går til inkasso.
Hvorfor skal jeg automatisere regnskapet?
Automatisert regnskap sparer deg for tid. I tillegg kan du dra nytte av følgende fordeler:
- Bedre data: Når data overføres digital får du bedre styringsinformasjon. Tall er alltid oppdatere, og de inneholder færre menneskelige feil.
- Bedre likviditet: Med automatiserte betalingsprosesser, sendes fakturaer alltid i tide, og de blir betalt tidligere. Det gjør at du får mer penger på konto.
- Enklere hverdag: Når du slipper å punche inn data manuelt, frigjør du fritid. Herlig, ikke sant?
- Lavere kostnader: Din (og andres) tid er penger, med automatisert regnskap får du mer tid til å jobbe for andre. Det kan gi lønnsomheten et løft.
Konklusjon
Uavhengig om du fører regnskapet ditt selv eller får hjelp av en regnskapsfører er du godt tjent med å automatisere oppgaver knyttet til fakturering, bokføring og betalingsoppfølging.
I Centiga finner du apper og funksjonalitet, som gjør at du slipper å:
- Importere fakturaer fra leverandørene dine manuelt
- Fylle inn KID-nummer og annen fakturainformasjon ved bokføring
- Logge inn i nettbanken for å betale regninger og lønn
- Opprette nye fakturaer, når de egentlig kan settes opp som abonnement
- Registrere fakturaer som betalte når kundene gjør opp for seg
- Følge opp ubetalte krav manuelt pr. telefon eller epost
Du finner appene i Centiga Store. Har du ingen konto?
Lykke til! 😃
