Bilag er dokumentasjon av ulike transaksjoner, som inngående eller utgående faktura, kvitteringer eller timelister.
Hva er et bilag?
Et bilag er en dokumentasjon som brukes som grunnlag for bokføringen i regnskapet, som for eksempel en faktura, timeliste eller et betalingsbilag.
Alle transaksjoner som er bokført i regnskapet skal være knyttet til et bilag, og de er viktig at de kan spores tilbake til transaksjoner.
Ofte kan du merke at bilag og dokumentasjon brukes om hverandre i det daglige. Men bokføringsreglene bruker ikke ordet bilag, kun dokumentasjon.
Bokføringsloven
Bokføringsloven slår fast at alle bilag skal ha korrekt og fullstendig innhold, og bilag skal ikke kunne endres etter utstedelse. Alle bilag må kunne spores til en spesifikk transaksjon ved hjelp av unik nummerering.
Bilagene må nummereres slik at det er mulig å kontrollere at regnskapet er fullstendig. Det betyr at det ikke kan være hull i nummerserien uten at det ligger ved en forklaring på hvorfor.
Dersom du bokfører bilagene dine i Centiga, vil systemet automatisk nummerere bilagene dine i med riktig nummer.
Bokføringsloven skiller mellom primær- og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon brukes som grunnlag for selve bokføringen, mens sekundærdokumentasjon ofte er tilleggsdokumentasjon, som for eksempel en salgsavtale eller en ordreseddel. Sekundærdokumentasjon fører ikke direkte til transaksjoner i regnskapet.
Krav til bilag
Det er flere ulike krav til hva et bilag må inneholde. Noe av det viktigste er at bilagene må være lagret på en trygg måte i fem år, enten elektronisk eller på papir. I tillegg må de inneholde:
- Navn, adresse, org.nummer på den som har kjøper og selger
- Fakturanummer og datoen fakturaen ble sendt
- Beskrivelse av varen eller tjenesten, samt pris
- Sted og tidspunkt varen/tjenesten ble levert
- MVA-sats og beløp
- Forfallsdato
Det er viktig at hvert bilag har sitt eget nummer. Du kan enkelt føre bilag i Centiga helt gratis. Da vil systemet automatisk få et eget bilagsnummer og du vil kunne lagre dem på en trygg og sikker måte i systemet.
MVA-registrering
De aller fleste virksomheter i Norge må betale merverdiavgift (MVA). Som regel er MVA 25 prosent av kostnaden på en vare, men for noen varer eller tjenester kan den variere.
Selskaper som har en omsetning på over 50.000 kroner i året er MVA-pliktige. Dersom du er MVA-pliktig må du registrere bedriften din i Merverdiavgiftsregisteret hos Skatteetaten.
Bokfør bilag
For å bokføre bilag, må du ha et regnskapsprogram. I Centiga kan du bokføre, sende faktura og føre regnskapet ditt helt kostnadsfritt.
Når du lager en faktura i Centiga blir den automatisk bokført som en inntekt i regnskapet ditt.
Dersom du ønsker å legge inn produkter eller tjenester som du har solgt, gjør du dette under Salg → Produkter. Andre inntekter som bedriften har, registreres under Bokføring → Manuelt bilag.
Når du skal bokføre utgifter går du til Regnskap → Bokføring. Her kan du også finne en guide som viser hvordan du registrerer kostnader i regnskapet.
Se videoen under om hvordan du bokfører bilag i Centiga:
