Når selskapet sender en faktura for et salg eller tjeneste til en kunde, så har selskapet penger til gode. Dette tilgodebeløpet kalles kundefordringer.
Kundefordringer definisjon
Kundefordringer er selskapets pengekrav i forbindelse med salg av varer og tjenester. Det vil si det som kunden skylder deg.
Altså, når du sender en faktura til en kunde, registreres dette som en kundefordring i regnskapet frem til kunden har betalt regningen. Det vil si at du har et krav mot kunden etter at hen har kjøpt en vare eller tjeneste av deg.
Vi kan forklare det enda enklere med at kundefordring er penger som kunden skylder selskapet ditt.
Utestående fordring
Flere virksomheter har utfordringer med utestående kundefordringer, og mange synes det er ubehagelig å følge opp kunder som ikke gjør opp for seg.
Da er det viktig med gode rutiner på betalingsoppfølging slik at du får inn pengene du skal ha fra kundene dine i tide.
Slik bokfører du kundefordringer i regnskapet
I Centiga blir kundefordring automatisk bokført som en eiendel i regnskapet, og går derfor under konto 1500.
Når kunden har betalt fakturaen blir fordringen overført til bankinnskudd eller kontanter. Dersom du har aktivert KID i Centiga, vil den bli overført automatisk. Dersom du ikke har aktivert KID må du registrere fakturaen som «betalt» før systemet kan flytte den automatisk.
Kundefordring på konto 1500 blir merket med navnet på kunden den tilhører, og du kan dermed enkelt søke opp kunden og se hvor lenge det er siden hen skulle ha betalt.
Aktiver automatisk betalingsoppfølging i Centiga
I faktura- og regnskapsprogrammet Centiga kan du sette opp automatisk betalingsoppfølging. Da vil kunden få en SMS med betalingspåminnelse dersom hen ikke betaler i tide. Da er det mer sannsynlig at kunden betaler.
Dersom kunden fortsatt ikke gjør opp for seg vil saken gå til inkasso etter kunden har mottatt purring.
Med automatisk betalingsoppfølging kan du bruke mindre tid på det administrative og du får pengene raskere på konto. I tillegg reduserer du risikoen for tap.
Tap på kundefordringer
Dersom sannsynligheten er stor for at kunden ikke gjør opp for seg, må du føre tap på kundefordringer i regnskapet. Dette er i tilfeller der kunden har gått konkurs og derfor ikke har mulighet til å betale deler av eller hele beløpet.
Det skal føres som et tap dersom sannsynligheten er størst for at kunden ikke kommer til å betale for varen eller tjenesten. For at det skal kunne regnes som et tap, slår Skatteloven fast §6-2 (2), at kravet må være et endelig konstatert tap (for eksempel konkurs) for at du skal få fradrag på skatten.
Bokføre tap på kundefordringer i Centiga
I Centiga kan du enkelt føre tap på kundefordring.
Tapet skal føres som DEBET på konto 783, med «Konstatert tap på fordringer» med kredit 1500 kundefordring.
I Centiga går du til «Regnskap», og trykker så på «Bokføring». Deretter finner du «Manuelle bilag» og fyller inn nødvendig informasjon.
For å kunne føre fordringen som tap i regnskapet må du ha forsøkt å drive inn kravet i normal saksgang for inkasso først.
Se hjelpevideoen om hvordan du bokfører i Centiga:
Kundefordringer balanse
Kundefordringer registreres som gjeld i balansen. Når kundene gjør opp for seg, skal fordringen registreres som bankinnskudd og kundens gjeld blir redusert tilsvarende.
I Centiga overføres dette automatisk dersom du har aktivert KID.
Kundefordringer omløpsmidler
Omløpsmidler er kortsiktige eiendeler som forventes å omgjøres til kontanter i løpet av det nærmeste året. Her inngår midler som kundefordringer, andre fordringer, varelager, bank og kortsiktige aksjer.
Siden kundefordringer er penger som en kunde skylder deg og du forventer å få igjen innen kort tid, omtales det gjerne som omløpsmidler.
