Skybasert regnskap: Komplett guide (nyttige tips, fordeler m.m.)

Ferske tall fra Regnskap Norge viser at 67 % av norske bedrifter har et skybasert regnskap. Bare i 2020 økte den globale bruken av skybasert programvare med 38 prosent. Andelen er også forventet å vokse betydelig over de kommende årene, med nedleggelsen av lokalt lagrede systemer som Mamut Lønn og Huldt og Lillevik i Norge.

Men først, la oss forklare hva «skyen» er:

Skyen er en betegnelse for at en tjeneste er lagret på eksterne severe som er tilknyttet internett. For deg betyr det at tjenesten alltid er tilgjengelig, uansett hvor du befinner deg og hvilken enhet du bruker – så lenge du har en internettforbindelse.

Skal du bytte regnskapssystem? Prøv Centiga. Her er faktura og regnskap helt gratis. Lønn koster kun 99 kr/mnd. Få ditt gratis regnskapsprogram.

Hva er skybasert regnskap?

Skybasert regnskap er et uttrykk for det å kunne gjøre grunnleggende regnskapsoppgaver, som å bokføre bilag og sende fakturaer, i en programvare på nett.

Skybasert regnskap åpner også for helt nye muligheter for deg som bedriftseier. Blant annet kan du og regnskapsfører samarbeide om regnskapsoppgaver på en helt annen måte enn tidligere. For eksempel kan du være ansvarlig for å laste opp kvitteringer og godkjenne betalinger, mens regnskapsfører tar seg av bokføring, avstemming og rapportering.

I Centiga kan du føre regnskap i skyen helt gratis. Lønn koster kun 99 kr/mnd.

Slik fungerer skybasert regnskap

Skybasert regnskap fungerer på samme måten som i tradisjonelle, lokalt lagrede systemer. Forskjellen er hvor dataen lagres, mulighetene i systemet og tilgangen til virksomhetens tall:

Du jobber i nettleseren: Det betyr at du logger deg inn i systemet på nett og at både det og dataene dine ligger på eksterne servere som du har tilgang til når som helst. Du kan altså logge deg inn i regnskapsprogrammet på hvilken enhet du vil – være seg mobil, laptop eller nettbrett. Det er heller ikke nødvendig å oppgradere systemet fra tid til annen. Det skyldes at systemleverandøren gjør det for deg, automatisk og uten at du merker det.

Du får tilgang til unik funksjonalitet: Nettbaserte systemer jobber smartere enn lokalt lagrede systemer. De kan knyttes til hverandre på en helt annen måte og oppleves ofte som mer brukervennlige. For eksempel kan du knytte dem til banken, som gjør det mulig å betale regninger direkte fra systemet, samt å automatisere prosessen med bankavstemming. Leverandører av skybaserte regnskapssystemer tilbyr også automatiserte faktureringsprosesser. Les mer om automatisert fakturering i eget blogginnlegg.

Du kan be om tilgang eller gi tilgang: Når du trenger hjelp fra en regnskapsfører eller revisor, er det enkelt å invitere den inn i ditt økonomisystem, slik at dem kan starte jobben på få minutter. Det er også mulig å dele tilgang med kolleger, banken eller andre som kan ha nytte av å få tilgang til hele eller deler av ditt regnskapssystem.

Visste du at? Bedriften din kan risikere å betale 5 ganger mer i «feil» økonomisystem.

Fordeler med regnskap «i skyen»

Det er mange fordeler med å velge regnskap i skyen:

• Skalerbarhet: Skalerbarhet refererer til skybaserte systemer sin evne til å håndtere en raskt voksende mengde data. Det betyr at antallet transaksjoner, lønnsmottakere og bilag vokse raskt, uten at du trenger å bekymre deg for at systemet feiler. Hvis omfanget i virksomhetens regnskap går ned, eksempelvis i form av lønnsmottakere, vil også kostnadene reduseres. Dermed betaler du kun for den delen av systemet du faktisk bruker.
• Kostnader: Mange skybaserte regnskapssystemer tar seg godt betalt, men i løpet av de siste årene er det også kommet flere rimelige utfordrere, som bidrar til at regnskapet får en lav pris. Centiga, for eksempel, er helt gratis med betalte tilleggsmoduler som lønn og bankintegrasjon. Se full prisliste her.
• IT-sikkerhet: Med regnskapet på nett slipper du å tenke på om regnskapsfører eller kollegaer husker å oppdatere programvaren sin. Det skjer nemlig automatisk. Dermed blir oppdateringer en positiv, fremfor negativ opplevelse. De fleste skybaserte systemene tilbyr også innlogging med to-faktor – på samme måte som du er vant med i nettbanken.

Litt om Centiga

Regnskapet blir enklere

Samlet sett gjør skybasert regnskap det enklere å føre regnskap, samt konsumere regnskapsnære data og rapporter. Når du flytter regnskapet til skyen vil du oppleve at regnskapet i større grad er oppdatert, samt at det blir enklere å hente ut rapportene du trenger (til for eksempel budsjettering, kapasitetsplanlegging og annet prognosearbeid).

Med regnskapet (og andre nøkkelfunksjoner) i skyen blir det også enklere å dele data på tvers av systemer. For eksempel blir det stadig mer normalt å dele data mellom økonomi, salg, og HR i dashboards og likviditetsverktøy som brukes av ledelsen, styret og eiere. Interessegruppene får rett og slett et bedre beslutningsgrunnlag enn i lokalt lagrede, stand-alone systemer.

Her får du en omvisning i Centiga sitt gratis, skybaserte regnskapssystem:

Dette bør du få med deg: Skybasert regnskap pris

I tradisjonelle regnskapssystemer betalte man én pris per kunde man førte regnskap for. Slik er det ikke i dag. Nå er systemleverandørene mer kreative og tar betalt basert på en flere variabler.

Dette påvirker prisen for et regnskap i skyen:

• Antall brukere som skal ha tilgang
• Antall fakturaer som sendes
• Antall kostnadsbilag
• Antall banktransaksjoner
• Antall lønnsmottakere
• Integrasjonsbehov

Regnskap Norge årlige priskartlegging viser at det er store prisforskjell blant norske regnskapssystemer. En gjennomsnittlig norsk bedrift kan betale mellom 280 og 540 kr/mnd for akkurat den samme funksjonaliteten.

Vi anbefaler at du prøver Centiga sitt gratis faktura- og regnskapsprogram før du bestemmer deg for å betale dyrt for andre systemer. Her får du all funksjonaliteten du kan forvente av et moderne nettbasert økonomisystem – helt kostnadsfritt. Tilleggsmoduler som Lønn og Abonnementsfakturering koster kun 99 og 80 kroner.