5 regnskapstips til små bedrifter: Spar inntil 50.000 kr

5 regnskapstips til små bedrifter: Spar inntil 50.000 kr

Tips og triks

5 regnskapstips til små bedrifter: Spar inntil 50.000 kr

Sverre Tidemann-Nilsen, desember 7, 2020


Det er store forskjeller på hva bedrifter, lag og foreninger betaler for økonomi- og regnskapstjenester. Ved å endre rutiner og bytte faktura- og regnskapsprogram kan du enkelt spare titusenvis av kroner, hevder regnskapsekspert.

 

Stian Andersen, Chief Specialist i Centiga, har drevet regnskapsbyrå i 15 år. Han mener det er lite som skal til for å kutte økonomi- og regnskapskostnader.

Stian Andersen, Chief Specialist Centiga

Stian Andersen, Chief Specialist

– Det er små grep som skal til for å redusere tid og penger brukt på løpende regnskapsførsel - enten man gjør jobben selv eller har satt ut økonomifunksjonen til en spesialist.

– For noen år tilbake lagde jeg en fem-trinns oppskrift. Den er like aktuell i dag og har svært gode skussmål.

Andersen mener alle ledere fra tid til annen bør gå igjennom sine økonomi- og regnskapsløsninger for å frigjøre ressurser til andre aktiviteter.

– For bedrifter som er rammet av koronasituasjonen, tenker jeg at den rolige tiden vi er inne i bør virke forløsende på prosjekter som bidrar til å redusere det totale kostnadsbildet.

 

Sparetips 1: Automatiser bokføring av bilag

75 prosent av fakturaene bedriften mottar kommer fra én av dine 15 største leverandører. Ved å sette opp en automatiseringsmal på fakturaer fra disse leverandørene sørger du for at fakturaene automatisk settes til betaling og bokføres på riktige konti i regnskapet. Det reduserer behovet for manuell behandling betydelig. Estimert tidsbesparelse er 3 minutter pr. bilag. For en virksomhet med 300 innkommende fakturaer, tilsvarer det 15 timer årlig.

 

Sparetips 2: Gjør litt av jobben selv

Dersom du har litt tid til overs, kan det være hensiktsmessig å ta over noen av regnskapsførerens faste oppgaver. For eksempel kan du gjøre fakturering selv. Det innebærer at du slipper å sende over fakturagrunnlaget til regnskapsfører, men fakturerer det direkte fra økonomiprogrammet.

Lønn kan du også kjøre selv. I et selskap med 3-5 ansatte er den samlede tidsbesparelsen om lag 15 timer i året – hvorav 45 minutter i måneden går til bankavstemming og 30 minutter til lønnskjøring.

 

Sparetips 3: Be om fastpris og sett jobben på anbud

Byttekostnadene i regnskapsbransjen er ikke så høye som du kanskje tror. Du kan bytte regnskapsfører når du vil. Prøv å sett oppdraget på anbud. Det kan spare deg for inntil 20 prosent av kostnadene du har i dag. Vårt råd er å be om en fastpris. Det hjelper ikke å velge en regnskapsfører med lav timespris om den jobber tregt.

Derfor anbefaler vi at man innhenter fastpristilbud fra flere leverandører og velger regnskapsføreren med best referanser, tjenestespekter og pris. Unngå å sammenligne epler med pærer med en tydelig kravspesifikasjon. Når valget av leverandør er tatt må du også sørge for at forutsetningene i tilbudet blir etterfulgt, slik at du ikke blir fakturert for merarbeid. Det betyr, for eksempel, at dokumentasjon må leveres i tide.

 

LES OGSÅ

Hvordan du enkelt bytter regnskapsprogram

 

Sparetips 4: Sett betalingsoppfølgingen på automatikk

I moderne regnskapsprogram kan man enkelt sette på automatisk oppfølging av trege betalere. Da purres kunden pr. epost eller SMS. Dersom kundene mot formodning ikke betaler, kan man sette ut innfordring til en ekspert. Ekspertene finner i dag direkte integrert i økonomiprogrammet, slik at disse prosessene går automatisk.

Det sparer deg for mye tid og sørger for at likviditeten styrkes, ettersom pengene raskere kommer inn på konto. Likviditeten kan også styrkes ved å benytte seg av en fakturasalg tjeneste, som du enkelt aktiverer direkte økonomiprogrammet.

 

Sparetips 5: Velg et gratis faktura- og regnskapsprogram

Det er ikke så mange som kjenner til det, men det koster deg omtrent 20 kroner og motta å sende og behandle én faktura! Med 25 inngående og 42 utgående fakturaer i måneden, koster de mest brukte faktura- og regnskapsprogrammene 11.700 kroner i transaksjonskostnader i året. Det er i mange tilfeller unødvendig. Ved å benytte en gratis faktura- og regnskapsløsning sparer du virksomheten for store beløp.

 

Samlet sparer tiltakene din virksomhet for om lag 50 timer arbeid, eller 40.000 kroner med en timespris på 800 kroner. Samtidig faller gebyr- og lisenskostnader med 11.700 kroner.

 

Ønsker du å komme i gang med et gratis faktura- og regnskapsprogram? Opprett en kostnadsfri konto i dag.